Ausgabe und Vollständigkeit festhalten
Vergleiche Titel, Autor und gegebenenfalls ISBN mit der Vereinbarung. Prüfe bei einem Sammelband die enthaltenen Werke und bei mehrteiligen Ausgaben die Zahl der Bände. Widmungen, persönliche Notizen oder ein abweichendes Cover solltest du vorher offen benannt haben, wenn sie für den Empfänger wichtig sind.
Nimm lose persönliche Einlagen heraus. Ein kleines Begleitblatt mit den vereinbarten Titeln genügt, wenn mehrere Bücher zusammen unterwegs sind. Fotografiere den Zustand bei Bedarf für deine eigene Dokumentation; daraus entsteht keine Garantie gegen spätere Transportschäden.
Bücher passend einpacken
Die Library of Congress empfiehlt bei Buchtransporten kleine, nicht überladene Behälter und das Ausfüllen leerer Bereiche. Beim flachen Packen gehören größere und schwerere Bände nach unten. Achte besonders darauf, dass dünne Umschläge und Buchecken nicht gegen harte Gegenstände drücken.
Wähle Verpackung und Versandart anhand der tatsächlichen Maße und des Gesamtgewichts. Prüfe die aktuellen Bedingungen des Versanddienstes, statt eine bestimmte Buchversandgröße vorauszusetzen. Die Verpackung sollte sauber, trocken und ausreichend stabil sein. Für empfindliche oder wertvolle Ausgaben ist eine individuellere Lösung sinnvoll.
Den Vorgang gemeinsam abschließen
Teile mit, welche Bücher unterwegs sind, und bewahre einen vorhandenen Versandnachweis bis zur Klärung auf. Bitte den Empfänger, Inhalt und Zustand nach dem Öffnen zu prüfen. Wenn es eine private Ausleihe war, halte die Bücher in deiner Liste weiter als verliehen fest; beim endgültigen Weitergeben kannst du sie aus dem Bestand nehmen. So endet der Vorgang mit einer klaren Übergabe und nicht mit einer späteren Suche nach dem vermeintlich fehlenden Band.